Zo’n anderhalf jaar geleden waren wij bij IC&S op zoek naar een tool waarmee we eenvoudig projecten kunnen beheren en waarin de aansturing van deze projecten binnen de tool kan plaatsvinden.

Diverse pakketten (open source & closed source) passeerden de revue. De een meer geschikt dan de ander, maar geen van allen gaf het ‘YES!-effect’.

Totdat we op de site terecht kwamen van een Amerikaans bedrijf: 37signals. Enige IC&S medewerkers gebruikten al een aangeboden dienst van 37signals: Backpack. Een heel aardige webtool waarmee je snel to-do-lijstjes kunt maken, maar ook als een soort interactief kladje kunt gebruiken om met meerdere mensen samen te werken. Er kunnen krabbels op, foto’s, linkjes etc. Iedereen waarmee het kladje is geshared kan dingen toevoegen of verwijderen. Een bijzonder gemakkelijke tool voor bijvoorbeeld het samenstellen van het kerstmenu, het organiseren van een vrijgezellenfeest, enfin, de toepassingen zijn talloos als je eenmaal gewend bent aan de flexibele manier van werken.

Dezelfde 37signals bleek ook een “collaboration tool” te leveren die gericht is op het werken in projecten: Basecamp.
Basecamp is feitelijk een uitgebreidere versie van BackPack. In Basecamp is het mogelijk om meerdere projecten aan te maken waarin vervolgens de toegang op accountniveau kan worden beheerd. Per project zijn er een aantal communicatiemogelijkheden zoals Messages, Writeboards en Chat. Daarnaast zijn een aantal cruciale projectaspecten geïntegreerd zoals Milestones en To-Do’s en Documents. Met name het minimalisme aan functionaliteiten (alleen het absoluut noodzakelijke) en het daarmee gecreëerde overzicht maken Basecamp tot een krachtig pakket.
Basecamp is niet te downloaden maar alleen af te nemen als online dienst. Dit maakt beheer ook overbodig.  En dat is fijn voor een beheerpartij als IC&S aangezien wij liever de applicaties van onze klanten beheren dan die van onszelf.

Een jaar geleden heb ik alle projecten in Basecamp gezet en zijn we primair vanuit dit pakket gaan werken ten aanzien van projecten. Ik kan gerust stellen dat het een doorslaand succes is geworden. Vandaag de dag kan ik mij niet voorstellen dat we ooit zonder hebben gewerkt.

De grote voordelen zitten in de uitermate snelle communicatie tussen klant (projectleden bij de klant) en het interne projectteam, overzichtelijke communicatiegeschiedenis, documenten sharing en centrale To-Do’s en Milestones. Geen mails meer tussen projectleden onderling en dus geen lopende zaken die vertraging oplopen door vakanties etc. Alle documenten binnen het project zijn middels goed ingebouwd versiebeheer beschikbaar voor alle projectleden. Er kunnen eenvoudig to-do’s worden aangemaakt of worden doorgeschoven naar iemand anders. Ook ten aanzien van de planning zijn er voor niemand vragen. De Milestones zijn duidelijk en helder.

Wel merk je soms dat klanten de weg naar Basecamp nog niet goed kunnen vinden. De eerste reflex is toch weer een mailtje sturen. Meestal vraag ik ze dan vriendelijk om hetzelfde verzoek/opmerking in Basecamp te plaatsen. Na enige tijd merken klanten dat er in Basecamp sneller wordt gereageerd dan op email en alle informatie, die reeds verzameld is, ook snel terug te vinden is op een centrale plek. Als je er eenmaal in zit, dan blijkt de meerwaarde vanzelf.

Bijkomend voordeel is dat thuiswerken beter mogelijk wordt doordat de werkplek praktisch virtueel is gemaakt.

Onze ervaring ten aanzien van downtime is bijzonder goed te noemen. Welgeteld 2 maal was de dienst niet bereikbaar in dat ene jaar. De oplostijd is dan redelijk kort (een uur tot anderhalf uur) met na afloop een uitgebreid rapport van 37signals wat er mis is gegaan en hoe dit in het vervolg voorkomen gaat worden. Voor ons een herkenbare manier van werken. Vandaar dat dit pakket volledig aan alle verwachtingen voldoet.

Jim Nijkamp
Projectmanager